Les ofrezco una visión global del mecanismo de seguridad de Access y la forma de administrar la misma con código VB. Aclaro que VB no proporciona ningún método para crear una BD del sistema de seguridad, pero si cuenta con la capacidad de administrar la seguridad que esta provee.

Las versiones recientes de Microsoft Access ofrecen dos métodos para proteger una base de datos: contraseña para abrir un archivo de base de datos o mediante seguridad a nivel de usuario o de cuentas. Además de estos métodos, puede eliminar código modificable de VB de la BD y así proteger el diseño de formularios, informes y módulos de la base de datos de posibles modificaciones guardándolo como un archivo MDE. Estos últimos tópicos no serán tratados en este documento.

Brevemente me refiero a esta opción para centrarnos en el Sistema de Cuentas que es el propósito de este articulo. El método Contraseña de Archivo MDB es simple y consiste en habilitar una contraseña para abrir un archivo MDB especifico. El método es el adecuado para una base de datos que esté compartida entre un pequeño grupo de usuarios o sobre un sólo equipo. No es aplicable si quiere replicar la BD o pretende implantar un sistema de seguridad en red. Si desea abrir una BD con contraseña de archivo siga este código:

   'Abriendo miDB bajo una contraseña:
    Dim wrkJet As Workspace
    Dim dbsM97 As Database
    Set wrkJet = CreateWorkspace("", "admin", "", dbUseJet)
    Set dbsM97 = wrkJet.OpenDatabase("miBD.mdb", True, False, ";PWD=miClave")

   'Compactando bajo una contraseña (aportes de José Ramón jlap@zaz.servicom.es):
    DBEngine.CompactDatabase "miBD", "miBaseCompacta", dbLangGeneral, dbVersion30, ";pwd=MiClave"

   'Usando un cursor Data:
    miDataControl.Connect = ";pwd=miClave"

• Proteger la propiedad intelectual del código.
• Impedir que los usuarios cambien o inutilicen inadvertidamente una aplicación cambiando código de objetos de los que depende la aplicación.
• Proteger los datos sensibles de la base de datos.

Si quieren entender plenamente el sistema de seguridad, es necesario estudiar los conceptos del mismo, como son varios, y la teoría es amplia, les tengo que sugerir el capitulo Protección de la aplicación, en el manual Creación de aplicaciones que viene con Microsoft Access (2.0/95/97). Pero para los que están de afán, le sugiero esta receta para crear un sistema de seguridad:

Textualmente, Un grupo de trabajo de Microsoft Access es un grupo de usuarios en un entorno multiusuario que comparten datos. Un Grupo de Trabajo se sirve de un archivo donde se almacenan las cuentas. Puede usar una predeterminado, uno existente o crear uno nuevo. Para esto emplea el Administrador para grupos de trabajo., busque el archivo Wrkgadm.exe (Access 2.0 o superior).

Con el Grupo de Trabajo activo, inicie MS Access, abra una BD, menú Usuarios, Usuario, del cuadro de dialogo escoja Nuevo, del cuadro de dialogo escriba el Nombre y un ID personal (esta combinación identificara al usuario de aquí en adelante) y Aceptar. Para crear la cuenta de propietario siga las mismas instrucciones. El Administrador administrara el Grupo de Trabajo, el propietario como su nombre lo indica, será el dueño de la BD y sus objetos.

Una BD será protegida cuando el administrador tenga contraseña y tenga Titularidad. Con el Grupo de Trabajo activo, inicie MS Access, abra una BD, menú Cambiar Contraseña, Cambiar Contraseña. Siga el cuadro de dialogo. La próxima vez que inicie Access, el cuadro de dialogo Conexión solicitara el nombre de un usuario y su contraseña.

Inicie la sesión con la cuenta del nuevo Administrador creado anteriormente, Cree una nueva BD: menú Archivo, Complementos, Importar BD. Seleccione el archivo MDB cuya titularidad desea cambiar, y de Aceptar. También puede cambiar la titularidad de un objeto individual, desde los diálogos Cambiar Propietario, pero no desviemos la atención. Valga aclara que las bases de datos creadas desde una sesión de grupo, no necesitan cambiar su titularidad porque la traen de nacimiento.

Cree grupos y usuarios de la siguiente manera. Abra la BD, menú seguridad, Grupos o Usuarios, siga los diálogos. Los PID son importantes para el administrador, no para los usuarios, anotelos. Después de creados los usuarios y grupos, puede hacer que un usuario, digamos John, pertenezca a un grupo y así limite sus permisos. Para generalizar, recuerde, la administración de las cuentas se lleva a cabo desde el menú Seguridad, creo que no necesitas memorizar más recetas.

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